Kuidas saada koosoleku organiseerimise rokistaariks?

Ülemaailmse administratiivtöötajate nädala raames peetakse Eestiski Sekretäride päeva. Meie koolitaja Merike Mitt astus 27.aprillil üles Eesti Sekretäride Konverentsil 2011 „Eeskujuks organisatsioonile“.
Ettekande teemaks oli "Kuidas saab sekretär kaasa aidata koosolekute õnnestumisele ehk kuidas saada koosoleku organiseerimise rokistaariks".
Killuke ettekande tutvustusest: „Uuringud näitavad, et 30-50% ettevõtte tulemustest sõltub õhkkonnast. Sama võib öelda ka koosoleku tulemuslikkuse kohta. Suured asjad sõltuvad tihti kõige väiksematest detailidest. Ja sekretär on just selliste detailide "kuninganna". Kuidas saab sekretär kaasa aidata ühe koosoleku edukaks toimumiseks? Millised on koosoleku ette valmistamise ja läbi viimise "hügieenifaktorid" ja mida saab teha "ekstra"? Kuidas teha nii, et koosolek oleks töönädalas või päevas üritus, kuhu tahetakse tulla? Kõigest sellest oli juttu.
Aga ... konverentsile tulnud kenad ja nutikad büroojuhid, sekretärid, juhiabid jne jagasid samuti omi  mõtteid koosolekute värskendamisest.  Siinkohal mõned põnevamad nipid:

• Igale osalejale positiivse iseloomustava sõnaga nimesilt Nt. Pr Rõõmsameelne, Hr Muhe või suur silt seinale: Tere tulemast hea energia koosolekule!


• Tähtpäevad ruumi! Meil algab iga koosolek sellega, et küsitakse küsimus vastavalt lähenevale tähtpäevale. Võtab aega 2 minutit, saame targemaks ja tuju tõuseb. Nt mis on Lihavõttepühad?


• Kui koosolek sõna-sõnalt protokollida ja hiljem osalejatele saata (parandusi tegemata), siis tulevikus on osalejad sõnavalikuga korrektsemad ja täpsemad


• Maitsvad elamused, kommipuu, puuviljad sildiga „füüsilise vormi turgutamiseks ja mõttemeele ergutamiseks“


• Üllata koosolekule tulijaid: kõrvalda ruumist toolid; palu meestel kaelast lipsud võtta; eredavärvilised ettevalmistatud dokumendid; toolidele toredad istmepadjad.


• Huumor aitab ikka. Pikin tähtsa dokumendi mustandisse või esitluse esimesse slaidi lühikese ja lööva nalja või anekdoodi.


• Küpsis hea sõnumiga või tarkusetera Tarkuste Hoidisest


• Teeme iga kuu viimasel koosolekul lõbusa powerpointi mööduva kuu sündmustest, sünnipäevad, töötajate reisid jms. Aitab luua vaba ja lõbusa õhkkonna.


• Koosoleku kell, mis piiksuks kui ettekande aeg hakkaks lõppema (aeg on raha)


• Pakkuda kolleegile/külalistele nende lemmikjooki (cappuchino, tee, vesi) jättes meelde esimesel külastusel tema eelistus (või panna kirja)


• Kõige suurem koosolekule hilineja kostitab iga kuu lõpus kolleege tordiga.


• Et hilinemisi vältida, alustame koosolekuid ebatraditsioonilisel kellaajal – täpselt kell 12.37 (ja siis ka alustame).


• Koosoleku alguses saab igaüks väikesele lehele joonistada rõõmsa pildi, võis lisada ka hea soovi, kui see tehtud pidi pildi kinkima oma kõrvalistujale


• Peaksime hoidma valgust, selle asemel, et pimedusega võidelda – jagame kätte väikesed valgusepallikesed – et ideed lagedale tuua


• 14.veebruaril ilmusid arvutite peale südamekleepsud, isegi kõige süngemad kolleegid olid rõõmsad

Ja veel palju häid mõtteid, mille saab kokku võtta samuti ühe sekretäri lausega:
Kogu alati hinge iga päiksekiir
Ja
Kõik me oleme üks suur perekond, ärge unustage teineteist!