Kuidas tulemuslikumalt koosolekuid juhtida

Ametlikku õhkkonda võib vürtsitada väikeste nippidega. Kui koosolek on aktiivne mõttevahetuse koht, mitte ühe inimese esinemine, võite olla kindel koosoleku tulemuslikkuses ning osalejate oskuste maksimaalses ärakasutamises.
Olulist rolli mängivad kolm tegurit: koosoleku läbiviija professionaalsus, koosoleku ülesehitus ning osalejate aktiivsus ja oskused.
Läbiviijal on koosoleku õnnestumisel olulisim roll, sest tema ülesandeks on koostada päevakava, instrueerida ja suunata osalejaid ning jälgida, et valitud päevakorrapunktidest kinni peetakse ja aega optimaalselt kasutatakse.
Igasuguste esinemiste ja koosolekute puhul on oluline võita kõikide kohalolijate tähelepanu ning teha seda kohe alguses, sest hiljem on see juba märksa vaevarikkam.
Võitke tähelepanu
Juhatades sisse koosolekut, tutvustades päevakava ning andes lühikese ülevaate käsitletavatest probleemidest, on võimalik ametlikku õhkkonda vürtsitada mitmete väikeste nippide abil.

• Mainige näiteks põgusalt mõnda sündmust või üritust, mis puudutab kuulajaid ning millega on seotud kas nende isiklik kogemus või keegi lähedane.


• Illustreerige mõnd sissejuhatatavat teemat isikliku kogemuse või vahejuhtumiga.


• Tsiteerige mõnd tuntud inimest või artiklit, mida hiljuti lugema juhtusite.

Niisiis, sissejuhatuse eesmärgiks on anda ülevaade sellest, mis tuleb, ning haarata kohe kuulajate tähelepanu.
Koosoleku muudab eriti igavaks see, kui raiute ta silma-nähtavateks tükkideks, pealkirjaks erinevad teemad. Selline kirvetöö võib läbi lõigata ka teie sideme kuulajatega. Niisiis, iga eelnev teema siduge järgmisega. Tehke seda lühidalt ja emotsionaalselt, sest koosoleku juhataja enda hoiakud ja energilisus määravad ära kogu ülejäänud seltskonna kooskõla ning impulsiivsuse.
Seejärel asuge asjalikult ja tempokalt peateemade juurde. Esimene samm on defineerida probleemi, vajaduse või protsessi olemus. See peab olema tehtud lühidalt, konkreetselt ja kõikidele arusaadavalt. Kui tundub, et midagi jäi siiski õhku rippuma, küsige lihtsalt: "Kas kõik said aru?"
Olge erapooletu
Järgmisena on vaja lühidalt selgitada, miks on oluline nimetatud teemadel rääkida ja lahendusi leida. Seejärel julgustage kõiki kohalviibijaid oma arvamust avaldama ja aktiivselt osalema ning selgitage ka, missugust väärtust see firma jaoks kujutab.
Siinkohal on kõikidel osalejatel vaba võimalus kommenteerida, lisada märkusi ja neid argumenteerida. Aktiivsust on nutikas tõsta küsimusi esitades.
Kui soovijad on oma arvamused öelnud, tehke lühikokkuvõte tehtud kommentaaridest ja lisadest.
Koosoleku läbiviija roll eeldab erapooletust. Vahekokkuvõtteid tehes on soovitav jätta lisamata isiklikud arvamused ja kommentaarid.
Teemade juurde asumisel on oluline:

• kujundada sobiv tempo,


• kaasata ja julgustada kõiki osalejaid,


• defineerida teemad,


• teha vahekokkuvõtteid.

Sõnastage eesmärk
Kõigepealt selgitage, milline on eesmärk ja kuhu soovite jõuda. Nii annate kuulajatele selge pildi lõpptulemusest, mida oodatakse.
Seejärel defineerige konkreetne probleem või takistus. Nüüd on koosolekul osalejatele kätte antud oluline info ja juhtnöörid ning diskussioon võib alata.
Enne seda aga selgitage veel kord, kui oluline on iga kohalviibija arvamus parema lõpptulemuse saavutamisel, ning paluge neil keskenduda vaid konkreetsele teemale. See on vajalik, vältimaks hüppamist ühelt teemalt teisele.
Mõttevahetuse käigus on koosoleku juhatajal positiivsete kommentaaride ja toetava suhtumisega võimalus kujundada asjalikku ning loovat keskkonda. Eriti mõistvalt püüdke suhtuda inimeste isiklikesse kogemustesse ja arvamustesse. Ning esitage pidevalt küsimusi, muidugi meeldivas ja sõbralikus vormis.
Maarit Vabrit
Postimees 19.06.1999