Kust leida aega, et aega planeerida?

Allikas www.next.ee
Fred Krieger 15.01.2009
Kui igapäevasele suhtlusele ja kirjavahetusele kulub rohkem aega kui reaalsele töö tegemisele, siis oled ilmselt valesti aru saanud oma töö eesmärkidest. Iseenesest pole ju suhtlemises midagi halba, aga kui pidev edasijõudmatus tekitab sinus süümepiinu ja stressi, siis on õige aeg küsida – kas sa käid tööl selleks, et pidada koosolekuid, vastata telefonikõnedele ja e-mailidele või selleks, et teha tööd? Kui tihti teed tööl midagi sellist, mille üle saaksid tõeliselt uhke olla?
Aja säästmiseks on palju soovitusi ja sellel teemal on ilmunud sadu raamatuid, kuid siinkohal tooksin mõned kõige olulisematest ja mõned, mida on suhteliselt lihtne kohe ellu viia.
Ära karda kulutada aega detailseks planeerimiseks. On tõestatud, et iga planeerimisele kulutatud 15 minutit aitab hiljem kokku hoida 1-2 tundi tööaega.
Planeeri oma tööajast 50-75 protsenti. Kui planeerid oma päevad 100-protsendiliselt, tekib suur oht läbi põleda.
Planeerides järgmisi tegevusi, hinda igale tegevusele kuluvat aega ja pane see kirja. Kui aeg tundub liiga pikk, siis jaga tegevus mitmeks jupiks.
Vähenda teadlikult koosolekute arvu ja nende kestust. Ürita iga hinna eest vältida koosolekuid suure osavõtjate arvuga. Kui vältimine kuidagi ei õnnestu, siis palu kõigil osalejatel püsti seista. Tulemuseni jõutakse palju kiiremini.
Lülita välja automaatne e-kirjade saabumine sinu postkasti (v.a. juhul, kui pead igale e-mailile reageerima vähemalt poole tunni jooksul).
Kui töötad suures ruumis koos paljude kolleegidega, siis on olulise tööga tegelemise ajal mõistlik kasutada kõrvaklappe ja kuulata muusikat. Eriti hästi sobib instrumentaalmuusika, kuna siis ei reageeri aju alateadlikult inimhääle sagedusele ja samuti ei sega sind laulusõnade sisu.
Juuruta oma meeskonnas hea tegevuste planeerimise süsteem (Next) ja tee see kõigile kollektiivi liikmetele kättesaadavaks. Seda pidevalt kasutades ja täiendades tõuseb tööviljakus ja distsipliin.
Kasuta võidetud aega selleks, et tulevast aega paremini planeerida. Mõtle oma töö ja miks mitte ka kogu elu tõeliste eesmärkide peale.
Ja siis tee oma ajaga lõpuks midagi sellist, mille üle võiksid uhkust tunda.