Tark juht suudab kohustusi oma alluvatega jagada

Stern Koolitus
Postimees, 14.09.2004
Protsesside või ülesannete delegeerimine töötajatele võimaldab juhil oma aega paremini kasutada. Tark juht delegeerib kõik ülesanded, mida keegi teine võib teha sama hästi või pareminigi, kui ta ise.
Lisaks aja efektiivsemale kasutamisele toob delegeerimine kaasa töötajate oskuste arenemise võimaluse ning parandab üldjuhul sotsiaalset kliimat meeskonnas.
Ülesannete jaotamisega kaasneb ka vastutuse suurenemine, kuna teist inimest volitatakse tegutsema ja otsuseid vastu võtma juhi nimel.
Delegeerimine ei tähenda ebameeldiva ülesande teiste kaela lükkamist. Siiski kasutab suur hulk juhte ainult ebameeldivate või tüütute ülesannete delegeerimist – töötajad näevad selle aga tavaliselt läbi, ning ohtu satuvad nii kogu meeskonna motivatsioon, usaldus kui ka juhi autoriteet.
Pole tüütu kohustus
Arvestada tuleb ka delegeeritava isiku suhtumist. Juhul, kui viimane näeb delegeerimises vaid lisakohustust või juhi püüdu vastutus oma kaelast ära lükata, võib delegeerimisest kasu asemel hoopis kahju sündida. Selle vältimiseks tuleb enne delegeerimist välja uurida töötaja hoiak delegeeritava töö suhtes.
Looge nimekiri
Delegeerimist võimaldavate küsimuste ja ülesannete väljaselgitamiseks koostage esmalt nimekiri kõikidest oma töökohustustest ning ülesannetest. Analüüsige, mida peate tingimata ise tegema ja mida võib teha keegi teine – ametiastmelt madalaim töötaja, kel on nõutavad oskused, mis on vajalikud ülesande edukaks lõpuleviimiseks.
Väga hästi sobib selleks meeskonnaliige, kes on varem sarnase ülesandega edukalt juba toime tulnud, kellel on ülesande täitmiseks olemas vastavad teadmised ja oskused või kes saaks ülesandega juhendamise või lühikese väljaõppe järel hõlpsasti hakkama.
Võimalusel püüdke ülesanne terviklikult delegeerida – see soodustab meeskonnaliikme arengut ja võimaldab saavutusvajaduse rahuldamisele lisaks motiveerivat eduelamust kogeda.
Mõningate ülesande osade suhtes võib kasutada ka edasidelegeerimise õigust. See võimaldab omakorda motiveerida ja arendada kogu meeskonda ning leida optimaalset delegeerimise taset ettevõttes.
Meeskonna informeerimine tööülesannete ümberjaotamisest ennetab tekkida võivaid segadusi ning motiveerib delegeeritavat üldise tunnustuse näol.
Delegeerimine on tulemuslikum, kui see
§
on töötajale tunnustuseks
§
tõstab töötaja staatust kolleegida silmis
§
pakub õppimisvõimalust
§
pakub vaheldust igapäevatöö rutiinist
§
annab töötajale rahulolu tunde
Delegeerimise reegel STERN
S Sisu (Mida?) Ülesande kirjeldus ehk korralduse andmine
T Tähtaega (Millal?) Mis ajaks peab olema ülesanne täidetud ja kes ja kuidas kontrollib seda? Prioriteetide kehtestamine.
E Eesmärk (Miks?) Mis on ülesande eesmärk?
R Raadius (Millises mahus?) Milline on ülesande kogumaht ja vastutusala? Kes ja mille eest konkreetselt vastutab? Millised on tema õigused ja otsustusvaldkond? Piiride seadmine.
N Nimi (Kes?) Kes peab seda tegema? (juht, töötaja või mõlemad koos) Kellelt vajadusel saada abi ja toetust?