Ületa läbirääkimistel enesekesksus

Vahur Murutar
Äripäev
27.08.2001
Läbirääkimiste teema muutub juhtide jaoks üha aktuaalsemaks: läbirääkimisi tuleb pidada nii klientide, äripartnerite kui ka alluvatega.
Tugeva surve tingimustes teevad läbirääkijad kulukaid eksimusi
Järjest selgemalt on hakatud nägema positsioonil põhineva võimu kasutamise negatiivseid tagajärgi. Juhtidel on vaja saavutada alluvate kestvamat ja energilisemat pühendumist, mis tugineks sisemisele motivatsioonile. Seega peetakse läbirääkimisi üha rohkem ka alluvatega. Partneritel ja klientidel on enamasti hulgaliselt valikuvõimalusi, läbirääkimiste edukusest oleneb nende rahulolu. Juhid teavad enamasti läbirääkimiste põhitõdesid. Teatakse, et oluline on kõigile osalistele sobiva kokkuleppeni jõudmine või sellele parima alternatiivi leidmine (kui kokkulepe pole võimalik).
Selle aasta aprillikuises Harvard Business Review’s on J. K. Sebenius kirjeldanud läbirääkimistel tehtavaid põhilisi vigu, mis minu ja kolleegide hinnangul on laialt levinud ka eestimaistel äriläbirääkimistel. Suurte panuste ja tugeva surve tingimustes kipuvad ka paljud kogenud läbirääkijad kulukalt eksima. Millised on siis tüüpvead?
Teise poole probleeme ignoreeritakse.
Kuna teine pool ütleb “jah” ikka endast tulenevatel põhjustel, on tingimata vaja mõista seda, kuidas tema olukorda näeb. Sotsiaalpsühholoogiast on teada, et enamikul inimestest on raske teise poole vaatekohast aru saada. Enesekesksuse ületamine on otsustav heaks läbirääkijaks saamise eeldus.
Hindadel lastakse muud huvid kõrvale lükata.
Inimestel on vajadused ka teistes kui vaid majandusvaldkondades, näiteks tajutud õiglus, enesekujutlus, reputatsioon jne. Edukad läbirääkijad arvestavad ka nelja olulise mittemajandusliku teguriga.
Esimene nende hulgast on suhted, mida paindlik taktika ja tähelepanelikkus võivad säästa ning isegi tugevdada. Teiseks on olulised sotsiaalsed ootused protsessi kestuse, mahtude, ebasoovitavate tegurite elimineerimise viisi jm suhtes, millega on võimalusel tähtis arvestada. Hea tahte avaldamine on eriti oluline uute ettevõtmiste ja strateegiliste liitude loomise juures.
Kolmandaks on tähtis kokkuleppeni jõudmise protsess, hea läbirääkija ei pea seda sisust vähem oluliseks. Uurimistulemused näitavad, et arvestatavamad tulemused saavutatakse, kui asjaosalised tajuvad protsessi õiglasena, personaalsena, otsekohesena. Neljandaks peaks arvestama võimalikult kõigi asja mõjutada võivate inimeste huvidega. Olukorda võivad torpedeerida ka näiliselt kõrvalseisjad.
Välja käidud positsioon tõrjub huvid välja või ei võimalda tegelike huvideni jõuda.
Läbirääkija keskendub enda või teise poole seisukohale, unustades seejuures vajadused või ei vaevu partnerit piisavalt kannatlikult kuulama ega saa seetõttu päris täpselt aru, missugused vajadused on teise poole positsiooni taga.
Liiga agaralt otsitakse ühist pinda, samas kui erinevusi võidakse pidada tähtsusetuteks.
Ühisosa nägemine on läbirääkimiste edukuse seisukohalt väga oluline, kuid hulk võimalikke väärtusi tulenevad poolte erinevustest.
Unustatakse mõelda sellele, mis võib olla parim alternatiiv, kui kokkuleppele ei jõuta.
Vahel võib olla kasulik lahkuda ja alustada läbirääkimisi teise partneriga, pikendada läbirääkimisperioodi, midagi ise ära teha, kohtusse minna, mõnda uut liitu moodustada. Tugev alternatiiv on läbirääkimistel tõhus tööriist, mis kahjuks sageli unustatakse.
Tajuvigadest tulenevad kõrvalekalded olukorra mõistmisel.
Näiteks kalduvad inimesed tõlgendama informatsiooni alateadlikult pigem enda jaoks kasulikul viisil ning ohtlikke märke ignoreerima. Partneritele omistatakse sageli enesest tulenevaid motiive või omadusi (näiteks võib ülienergiline läbirääkija partneri motiveeritust üle hinnata, majanduslikes raskustes olev läbirääkija partneri huvitatust hindadest liigselt tähtsustada jne). Mitmed uurimused näitavad, et ennast kaldutakse nägema vastaspoolest andekamana, ausamana ja moraalsemana.
Läbirääkimine pole tänapäeval juhi jaoks harva esinev kokkuleppeni jõudmise tegevus, vaid on muutunud lausa edukate juhtide eluviisiks. Enda vigade märkamine võimaldab end läbirääkijana oluliselt arendada. Abiks võib olla ka kõrvalseisjate arvamuse arvestamine.
LÄBIRÄÄKIMISTE PÕHITÕDEDE TUNDMINE ON JUHILE HÄDAVAJALIK
Mõistke, et läbirääkimiste olemuseks on partnerite mõningane vastastikune sõltuvus ja samas mingil määral konfliktsed huvid.
·
Õppige loovalt ja paindlikult kauplema.
·
Tagage võimalikult vaba infovahetus. Väljenduge selgelt ja õppige tundma teisi osalisi, et mõista nende tegelikke vajadusi ja eesmärke.
·
Rõhutage poolte ühishuve ja sarnasusi. Otsige lahendusi, mis kõiki osalisi rahuldaksid.
·
Taotlege objektiivsete kriteeriumite kasutamist.
·
Valmistage läbirääkimised ette (koguge infot, eesmärgistage, planeerige, seadke prioriteedid, valmistuge võimalikeks vaidlusteks, mõelge argumendid läbi).
·
Arvestage suhtlemispsühholoogia seaduspärasustega (suhtlemisetapid ja kontakti olulisus, tajuvead, kuulamistõkked jmt).
·
Arvestage läbirääkimiste sotsiaalset konteksti (kas läbirääkijad on üksikisikud või meeskonnad, kas ja kes on publik jne).
·
Olge eetilised.
·
Tehke vahet isikute ja probleemide vahel.
·
Keskenduge huvidele, mitte seisukohtadele.
·
Kujundage toimivaid suhteid oluliste läbirääkimispartneritega. Saavutage kontakt, ületage usaldamatus.
·
Looge just konkreetsete läbirääkimiste jaoks sobiv protseduur ja reglement.
·
Leiutage valikuvõimalusi, mis annaksid mõlemapoolset kasu.
·
Kasutage efektiivseid mõjutamisstrateegiaid, pidades silmas, et võimu teema on alati oluline.
·
Märgake ja arvestage partnerite eripära. Küsige ja kuulake, kasutage pause ja ümbersõnastamist.
·
Kompenseerige oma agressiivseid või alistuvaid kalduvusi.
·
Õppige konfliktidega toime tulema (püüdes mõista, keskendudes olulistele teemadele ja eesmärkidele, edendades protsessi, kutsudes vajadusel korrale või demonstreerides oma jõudu).
·
Arvestage, kasutage ja väljendage oma emotsioone.
·
Vajadusel haarake kaasa laiem kontekst.
·
Võtke läbirääkimiste protsessi ja aja juhtimine oma kontrolli alla (pidage silmas põhireegleid, päevakorda, atmosfääri kujundamist, süvenemisvõimaluste tagamist jmt).
·
Korrake üle olulised otsused.
LÄBIRÄÄKIMISTE ÕNNESTUMISEKS ON VAJA VÄLTIDA:
·
lootusetuid unistusi defineerimatust tulevikust
·
ahneid või eelarvamuslikke ootusi, mis võivad teisi osalisi ðokeerida
·
tegevusi, mis võivad viia väljapääsmatusse olukorda
·
keskendumist üksnes lühiajalistele eesmärkidele
·
jõulisi tahteavaldusi
·
suure kasu taotlemist midagi vastu pakkumata
·
lahtiste otste jätmist, lõpetamatust